Se controlaba el 15 % de las facturas contra su orden de compra. El resto se pagaba confiando.
La factura entra, el sistema busca la orden de compra y el remito en el ERP, compara precio, cantidad, condición y CUIT, y aprueba lo que coincide. Lo que no, queda en una lista para compras.
El contexto
Buenos Aires · 120 personas · 1.800 facturas de proveedores por mes · ERP SAP Business One.
Integrado conERP (SAP Business One) · mail.
La capacidadConciliación de facturas contra órdenes de compra
01
Qué no se sabía
Cuánto se estaba pagando de más. Nadie lo había calculado porque calcularlo era el trabajo que no se hacía.
Qué se miraba y qué no
Las facturas de más de $2 millones y las de tres proveedores que ya habían dado problemas. Las otras 1.500 por mes, nadie.
02
Qué apareció al mirar
En el primer mes, con el 100 % cruzado, aparecieron 94 facturas con diferencia (5,2 %), por $11,8 millones. Sesenta y una con un precio distinto al de la orden. Veintidós con más cantidad facturada que la del remito. Once facturadas dos veces, con distinto número.
03
Qué decisión cambió
Compras reclamó a 14 proveedores con el detalle adelante. Dos proveedores pasaron a revisión previa al pago. Y se cerró una discusión de años: la diferencia de precio no era «cosas del mercado», era un proveedor que facturaba con la lista vieja cuando le convenía. Cobertura: de 15 % a 100 %. Tiempo de conciliación: de tres días por mes a cuatro horas.
04
Qué construimos
La factura entra, el sistema busca la orden de compra y el remito en el ERP, compara precio unitario, cantidad, condición de pago y CUIT, y aprueba lo que coincide. Lo que no coincide queda en una lista para compras con la diferencia calculada y el documento de origen. Compras decide si reclama o acepta.
Cómo funciona
Entra
Sale
La factura del proveedor, por mail
La orden de compra y el remito, en el ERP
El sistema
Busca, compara, aprueba
Busca
Compara
Aprueba
Precio, cantidad, condición de pago y CUIT, en las 1.800 por mes.
Aprobada para pagar, la que coincide
La lista para compras, con la diferencia calculada
Compras decide si reclama o acepta cada diferencia.
05
Cómo se mide de acá en adelante
Diferencias por mes en pesos y por proveedor, % recuperado. Lo mira el gerente de compras.
